SAUCE

Piloto

Facultad de Odontología como escenario ideal de validación

End-to-End

10 pasos del ciclo completo del estudiante

Proceso

Validación antes de escalar a otras facultades

¿Por qué comenzar con Odontología y el Plan 869?

La Facultad de Odontología representa uno de los entornos más complejos de nuestra universidad, con características operativas únicas que la convierten en el escenario ideal para validar SAUCE antes de escalar a otras facultades.

Alta complejidad operativa

Clínicas especializadas, laboratorios de práctica, rotaciones hospitalarias y requisitos específicos de cupos reales

Múltiples restricciones

Dependencias de equipos, turnos limitados, requisitos de aprobación y calendarios ajustados

Presión de calendario

Sincronización precisa necesaria para no afectar el progreso académico de los estudiantes

Flujo completo del ciclo de vida

El Plan 869 representa el flujo completo del ciclo de vida del estudiante, desde la admisión inicial hasta la graduación, incluyendo todas las etapas intermedias de matrícula, seguimiento, actas y certificaciones.

Validar SAUCE en este contexto garantiza que el sistema esté preparado para manejar cualquier escenario en otras facultades. El liderazgo académico estará a cargo de la Dra. Martha Gómez, cuya amplia experiencia y excelente gestión operativa serán fundamentales para tomar decisiones rápidas y efectivas durante el piloto.

Objetivo General del Piloto

Implementación End-to-End

Validar SAUCE en Odontología cubriendo todo el ciclo de vida del estudiante de manera integral

Optimización Operativa

Reducir reprocesos, mejorar trazabilidad y formalizar evidencias en cada paso del proceso

Modelo Replicable

Dejar un marco de trabajo (roles, checklists, bitácora y caso integrado) para escalar al resto de la universidad

Este piloto no solo busca implementar una nueva herramienta, sino transformar la manera en que gestionamos el ciclo académico. El enfoque será sistemático y medible, con evidencias claras en cada fase que permitan evaluar el éxito y ajustar el camino hacia la implementación completa.

Principios de Operación

Habilitadores primero

Permisos, roles, personas y tablas maestras deben configurarse antes de implementar el core académico para evitar inconsistencias posteriores

Formación por rol

Capacitación dirigida a Secretaría, Docentes, Estudiantes, Registro y Control, y Finanzas, no por módulo aislado

Evidencia obligatoria

Cada cambio o validación queda documentado en bitácora, checklist y acta de validación

Automatización en v1

Priorizar procesos existentes que reduzcan carga operativa: reportes, comunicados, controles y trazabilidad

Estos principios guiarán todas las decisiones durante el piloto, asegurando que cada paso esté fundamentado en buenas prácticas de gobernanza y permita la trazabilidad completa del proceso.

Ciclo de Vida del Estudiante

Integra cada etapa de la experiencia académica, desde la admisión hasta el egreso, garantizando acompañamiento continuo y una formación de calidad.

Kit de Evidencias y Gobernanza

Bitácora de Pruebas

Registro por paso y por caso, documentando todas las acciones, decisiones y ajustes realizados durante el piloto

Formato Hallazgos Proveedor

Para el líder funcional SAUCE, centralizando incidencias técnicas y requerimientos de mejora

Acta de Validación

Por fase, firmando la aceptación de cada etapa y registrando hallazgos y observaciones del equipo

Caso Integrado

"Estudiante Piloto" con recorrido end-to-end completo, validando la trazabilidad en todas las etapas

Gobernanza del Piloto

Secretaría Académica Odontología

Responsable de ejecución en facultad, coordinando las actividades diarias y tomando decisiones operativas

Registro y Control

Gobierno funcional y estándares, asegurando la calidad y consistencia de los procesos

Líder Funcional SAUCE

Dirección de estabilización, releases y relación con proveedor, gestionando la solución técnica

Evidencias Obligatorias

Bitácora + Acta validación + Reportes + Checklist por paso

Cierre del Piloto

Estudiante de prueba con ciclo completo + Informe ejecutivo de hallazgos y mejoras